เอกสารบัญชีที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง
รายการเอกสารที่ธุรกิจต้องส่งให้สำนักงานบัญชีในรอบปกติ พร้อมเหตุผลของแต่ละรายการ และจุดที่พลาดบ่อยที่สุด
สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่เสียเวลากับการ "ตามเอกสาร" มากกว่าการทำบัญชีเสียอีก ไม่ใช่เพราะลูกค้าไม่ให้ความร่วมมือ แต่เพราะไม่มีใครบอกให้ชัดตั้งแต่ต้นเดือนว่าต้องส่งอะไรบ้าง บทความนี้รวมรายการที่ต้องส่งในรอบปกติ พร้อมเหตุผลว่าทำไมแต่ละอย่างถึงจำเป็น
เอกสารฝั่งซื้อ
ใบกำกับภาษีซื้อคือหัวใจของการขอคืนภาษีซื้อ ต้องเป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปที่มีชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทถูกต้อง ไม่ใช่ใบเสร็จรับเงินอย่างเดียว
- ใบกำกับภาษีค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า ค่าอินเทอร์เน็ต
- ใบกำกับภาษีค่าวัสดุสำนักงานและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
- ใบเสร็จรับเงินสำหรับรายจ่ายที่ผู้ขายไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
จุดที่พลาดบ่อยที่สุดคือใบเสร็จที่ถ่ายรูปมาไม่ครบใบ ยอดรวมหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหลุดออกนอกเฟรม แล้วต้องขอใหม่ทั้งที่เดือนปิดไปแล้ว
เอกสารฝั่งขาย
ใบกำกับภาษีขายและใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ออกในงวด รวมถึงใบที่ยกเลิก เพราะเลขที่เอกสารต้องเรียงต่อเนื่องและอธิบายได้ทุกเลข
เงินสดและธนาคาร
รายการเดินบัญชีธนาคารทุกบัญชีของบริษัท ใช้กระทบยอดกับรายการที่บันทึก ถ้าไม่มีส่วนนี้ การปิดรอบจะเป็นการเชื่อเอกสารฝ่ายเดียวโดยไม่มีอะไรยืนยัน
สลิปโอนเงินก็สำคัญ โดยเฉพาะรายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ เช่น ค่าเช่าที่โอนให้บุคคลธรรมดา กรณีนี้สำนักงานมักต้องทำใบสำคัญจ่ายแนบ
เงินเดือนและประกันสังคม
- สรุปเงินเดือนของงวด
- แบบนำส่งประกันสังคมและใบเสร็จ
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ทั้งที่ออกให้คู่ค้าและที่ได้รับมา
ทำให้ลูกค้าส่งเองได้โดยไม่ต้องตาม
รายการข้างบนไม่เปลี่ยนไปมากในแต่ละเดือน สิ่งที่เปลี่ยนคือ "เดือนนี้ยังขาดอะไร" ถ้าลูกค้าเห็นรายการที่ยังขาดของตัวเองได้ตลอดเวลา การตามเอกสารจะกลายเป็นเรื่องที่ระบบทำแทน ไม่ใช่งานที่นักบัญชีต้องนั่งไล่แชท
ดูภาพรวมว่าเอกสารหนึ่งใบเดินทางจากลูกค้าไปถึงไฟล์ที่นำเข้าโปรแกรมบัญชีได้อย่างไรที่ แผนผังระบบ
หมายเหตุ: รายการนี้เป็นกรณีทั่วไปของธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ธุรกิจบางประเภทมีเอกสารเฉพาะเพิ่มเติม ควรยืนยันกับสำนักงานบัญชีที่ดูแลอีกครั้ง